Đã mở được phòng gym. Nhưng làm thế nào để quản lý phòng gym hiệu quả nhất? Đây là vấn đề mà chủ đầu tư gặp phải khi mới bắt đầu kinh doanh phòng tập. ĐỪNG LO! Vì bài viết này, GYMdesign sẽ chia sẻ kinh nghiệm quản lý phòng gym chi tiết, đầy đủ nhất.
Các công việc, nhiệm vụ của quản lý phòng tập thể hình
Quản lý phòng gym là người chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động hàng ngày của trung tâm thể hình. Họ làm việc trực tiếp với huấn luyện viên, nhân viên, khách hàng. Từ đó đưa ra các phương án hoặc trải nghiệm tập luyện tốt nhất cho khách hàng, giúp phòng tập phát triển bền vững.
Trong các phòng tập gym nhỏ lẻ, người quản lý có thể chính là chủ đầu tư. Còn các trung tâm thể hình, chuỗi phòng tập luôn cần có một quản lý cấp trung riêng biệt. Người này sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về tình hình kinh doanh tại cơ sở do mình quản lý và báo cáo lại cho ban lãnh đạo.
Dù ở vị trí nào thì người quản lý cũng có những nhiệm vụ chính yếu sau:
- Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên khi làm việc.
- Quản lý ngân sách chung của phòng gym.
- Đề xuất các phương án nâng cao doanh thu, lợi nhuận cho phòng tập.
- Lưu giữ hồ sơ thống kê và tài chính liên quan.
- Duy trì các tiêu chuẩn trong dịch vụ khách hàng.
- Quản lý thiết bị, bảo trì, bảo hiểm, sửa chữa.
- Giám sát việc sử dụng, chăm sóc, vận hành, bảo trì và lưu trữ hồ sơ của tất cả các thiết bị thể dục.
- Đề xuất các chương trình quảng bá, tiếp thị, chiến dịch marketing cùng bộ phận chuyên môn.
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh trong phòng tập. Bao gồm thắc mắc, khiếu nại, trường hợp khẩn cấp.
- Viết báo cáo, kế hoạch theo tuần hoặc theo tháng.
- Lập dự trù kinh phí cho các hoạt động của phòng gym trong thời gian tới.
Các yêu cầu, kỹ năng cần thiết của một quản lý phòng gym
Mở phòng gym, trở thành chủ phòng tập không phải là một sở thích hay một hoạt động giải trí nào cả. Đây là một công việc kinh doanh nghiêm túc, đầy thử thách. Tiêu tốn cả thời gian, sức lực và tài chính.
Vì thế, để trở thành một nhà quản lý phòng gym thành công, cần phải trang bị các yêu cầu, kỹ năng cần thiết gồm:
- Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến lĩnh vực thể hình.
- Có kinh nghiệm của một huấn luyện viên là một lợi thế.
- Có kinh nghiệm quản lý phòng tập thể hình là một lợi thế.
- Kỹ năng giao tiếp cá nhân, quản lý thời gian và tổ chức tốt.
- Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập, khả năng lãnh đạo và thúc đẩy nhóm.
- Nhạy bén trong kinh doanh, tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề nhanh.
- Kỹ năng linh hoạt và đa tác vụ.
- Kỹ năng triển khai các dịch vụ khách hàng.
Kinh nghiệm quản lý phòng gym cho người quản lý
Bây giờ thì hãy bắt đầu hành động như một người chuyên nghiệp’ tập trung hết sức, tạo ra những kỷ luật riêng cho mình; quản lý, phân bổ thời gian đúng cách và bắt đầu đưa phòng gym vào kinh doanh.
Tăng trải nghiệm khách hàng
Dù gì thì khách hàng vẫn là trung tâm của phòng gym. Là đối tượng tạo ra doanh thu chính để duy trì và phát triển phòng tập. Vậy nên, khi bắt đầu quản lý, bạn phải nhất quán quan điểm: LẤY KHÁCH HÀNG LÀM TRUNG TÂM.
Song, chủ phòng gym nên tư duy theo hướng: Đặt lợi ích của khách hàng lên trước doanh thu, lợi nhuận. Tập trung tăng trải nghiệm của những học viên của mình. Từ đó cũng sẽ tăng tỉ lệ giữ chân học viên làm khách hàng trung thành.
Bán hàng, bán dịch vụ là cả một nghệ thuật. Mà nghệ thuật quan trọng nhất ở đây là thấu hiểu tâm lý khách hàng. Phần lớn, khách hàng tiềm năng đến với phòng tập của bạn bằng cảm giác. Học cảm nhận được phòng gym của bạn sẽ thỏa mãn những gì họ đang tìm kiếm.
Nghiên cứu từ các đơn vị hàng đầu cho thấy: việc giữ chân khách hàng cũ sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn rất nhiều so với tìm kiếm khách hàng mới. Doanh thu tăng ít nhất từ 5 – 7 lần.
Chúng tôi muốn đề cập một vài nguyên tắc cơ bản:
Khách hàng chỉ mua khi họ thấy giá trị Khách hàng chỉ mua khi họ hiểu sản phẩm Khách hàng chỉ mua khi họ thấy được “lợi- hời” Khách chỉ mua khi họ thấy mình được ưu ái…Một số mẹo để tăng trải nghiệm khách hàng:
- Phản hồi nhanh nhất có thể
- Hãy khuyến khích họ đóng góp ý kiến và bản thân nên lắng nghe phản hồi
- Cá nhân hóa khách hàng: nhớ tên của họ, nhớ đến ngày sinh nhật, có ưu đãi hấp dẫn dành riêng.
- Cung cấp dịch vụ tốt nhất
- Tạo ra cộng đồng chia sẻ
Học cách quản lý nhân sự khoa học, hiệu quả
Nhân viên sẽ là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Và phong cách ứng xử của họ sẽ là bộ mặt của phòng gym, của chủ đầu tư. Vì thế, đừng quên đào tạo kiến thức, kỹ năng ứng xử, quản lý và quan tâm đến nhân viên của mình.
Đây đã là thời đại 4.0. Nhân viên, lễ tân, HLV và thậm chí cả tạp vụ không thiếu sự lựa chọn nơi làm việc. Người quản lý cần phải “dẹp ngay” tư tưởng: ý sếp là ý trời – sếp luôn đúng. Thay vào đó lắng nghe ý kiến từ nhân viên. Công bằng, minh bạch trong lương – thưởng. Trở thành một người cứng rắn đúng lúc, công bằng đúng chỗ, quan tâm đúng nơi.
Ngoài ra, đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên khi tiếp xúc với khách hàng là rất cần thiết. Ví dụ: cách chào, cách giao tiếp, chỉ dẫn… Nó góp phần tạo nên văn hóa riêng của phòng gym. Khiến khách hàng cảm thấy mình luôn được tôn trọng, quan tâm và hài lòng.
Quản lý, điều phối dòng tiền
Phòng gym của bạn chỉ có 200m2, một trung tâm fitness 5 sao lớn hay một chuỗi hệ thống phòng tập ở nhiều nơi thì bạn cũng phải kiểm soát được tất cả các dòng tiền. Đây là kinh nghiệm quan trọng khi quản lý phòng tập gym. Các khoản thu chi trong ngày, tuần, tháng tại phòng gym đều được phân chia thành từng hạng mục rõ ràng, chi tiết.
Việc kiểm soát chặt chẽ thu chi cực kỳ quan trọng. Tránh tình trạng gian lận từ các bộ phận. Nhất là chuỗi phòng tập. Bên cạnh đó, nhìn vào biến động doanh thu hàng tháng, bạn kịp thời đưa ra chiến lược phù hợp nhất. Tóm lại, kinh nghiệm xương máu là phải làm cả vai trò của một kế toán.
Tạo các chiến dịch quảng cáo là điều cần thiết
Quảng cáo phòng gym có quan trọng hay không? Tất nhiên rất quan trọng. Kể cả những phòng tập nhỏ, phòng gym bình dân. Quảng cáo tiếp thị theo hình thực online và offline nên được thực hiện càng sớm càng tốt. Xây dựng website, fanpage, zalo page, instagram, kênh youtube, băng rôn, poster, tờ rơi, biển hiệu…
Để bắt tay vào làm được điều này, người quản lý cũng phải trang bị cho mình nền tảng kiến thức cơ bản. Khi phòng gym còn nhỏ thì bạn tự lên kế hoạch quảng cáo. Còn khi đã phát triển thành chuỗi hệ thống thì dùng kiến thức này quản lý, theo dõi công việc của bộ phận marketing truyền thông.
Tuy nhiên, để quảng cáo tiếp thị hiệu quả và đúng khách hàng tiềm năng, chủ phòng tập cần: Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm insight khách hàng, quảng cáo đúng những gì họ đang cần.
Cần thích nghi nhanh và linh hoạt
Thị trường ngành gym, ngành fitness thay đổi từng ngày, từng tháng, từng năm. Là một người quản lý giỏi, bạn phải nhanh chóng bắt kịp xu thế. Linh hoạt thay đổi chiến lượng, thậm chí là cải tạo phòng gym nếu cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Quan trọng nhất là tạo khả năng cạnh tranh tốt nhất với đối thủ của mình. Cập nhật, cải tiến và thích nghi là những yêu cầu sống còn của bất kỳ một phòng tập. Nếu không, bạn sẽ bị đối thủ của mình bỏ lại phía sau trên đường đua.
Hậu covid 19, ngành gym sẽ thay đổi theo hướng như thế nào? Xem thêm tại link https://gymdesign.vn/dich-vu-khach-hang-trong-phong-gym/. GYMdesign đã phân tích và tổng hợp chi tiết.
Bạn muốn đi đầu hay theo sau? Cần xác định rõ
Chúng tôi cũng đề cập đến một khía canh: Bạn muốn dẫn đầu hay theo sau? Và khi là một người quản lý, một chủ đầu tư, bạn phải xác định rõ quan điểm.
Liên kết với những đối tác khác
Người lãnh đạo, quản lý nên mở rộng mối quan hệ của mình theo từng ngày. Liên kết với những đơn vị, đối tác mà không có khả năng cạnh tranh với phòng tập của mình. Hoặc tạo mối quan hệ với các chủ phòng tập ngoài khu vực thì cũng sẽ học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm.
Nên mua 1 phần mềm cho phòng gym
Đứng ở vị trí trung lập, GYMdesign nhận thấy các chủ đầu tư phòng gym nên chọn mua cho mình một phần mềm quản lý phù hợp. Có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý phòng gym. Từ đơn giản đến nhiều tính năng phức tạp. Dành cho 1 phòng tập hoặc quản lý cả chuỗi phòng tập. Tùy vào quy mô mà bạn chọn loại phần mềm phù hợp.
12 phần mềm quản lý phòng gym từ miễn phí đến trả phí dành cho bạn
Rất nhiều người mở phòng tập thể hình như một mảng kinh doanh ngoài, không phải công việc chính. Vì thế, không phải lúc nào họ cũng có mặt 24/7 để theo dõi, giám sát, quản lý, xử lý công việc. Khi đó, phần mềm quản lý phòng gym giúp chủ đầu tư dễ dàng quản lý khách hàng, nhân viên, doanh thu.
Hi vọng những kinh nghiệm quản lý phòng gym dưới đây sẽ giúp bạn thành công.